Le operazioni di fine anno vanno eseguite solo DOPO aver concluso le operazioni relative all'anno corrente.
Attenzione non iniziare ad emettere documenti nell'anno nuovo se non e’ stata effettuata la chiusura di fine anno, perché la numerazione di tali documenti potrebbe essere sbagliata.
Prima di procedere con le operazioni di chiusura di fine anno è sempre consigliabile effettuare un backup del database del programma.
Di seguito si elencano le operazioni da eseguire:
1.Spegnere tutti i PC, tranne il PC server.
Attenzione, se non vengono chiusi tutti i terminali, durante l'esecuzione della procedura di chiusura di fine anno, potrebbero comparire dei messaggi di errore relativi alla connessione al DB, questi errori non sono bloccanti e non hanno effetto negativo sulla procedura.
2.Accedere come utente ADMIN dopo aver avviato il programma sul server.
3.Aprire il menùe selezionare la voce
4.Attivare la voce Chiusura di fine anno;
5.selezionare la vocese si vuole azzerare la numerazione dei documenti per poter ripartire da zero con l'inizio dell'anno. Chiarire con il proprio commercialista l'azione da effettuare. Questa voce risulta selezionata come valore predefinito.
6.selezionare la voceper effettuare la chiusura all'anno in corso e aggiornare l'anno contabile a quello nuovo.
7.Se si intendono azzerare codice di esenzione ed estremi della lettera d'intenti dei clienti esenti dall’IVA, attivare il relativo controllo
8.La sezione ELEMENTI DA CANCELLARE permette di selezionare alcuni dati che si possono cancellare.
Spuntare queste scelte equivale ad effettuare la loro cancellazione al momento dell'attivazione della funzione di chiusura di fine anno.
9.selezionareper avviare la procedura di chiusura di fine anno.
La chiusura di fine anno prevede il congelamento di tutte le attività dell'anno che si sta chiudendo in un database diverso da quello in esercizio, questo database e' consultabile solo in lettura e non permette modifiche di nessun genere.
Nel caso si voglia avere un copia del data base da poter ripristinare in caso di necessità si consiglia di fare un backup attraverso l'apposita funzione presente in ADMIN.
10.A partire dal 2018, WinCody richiede obbligatoriamente la presenza del prefisso nei contatori, questo e' dovuto ala necessità di alcuni servizi di conservazione a norma che richiedono la presenza del prefisso.
A tale scopo nella chiusura di fine hanno e' stato inserito un controllo che verifica la presenza del prefisso nei contatori e nel caso mancasse apre direttamente la maschera dei contatori al fine di permettere l'inserimento del prefisso mancante. si seguito le videate operative.
quando il programma si accorge della presenza di un contatore senza prefisso visualizza il seguente messaggio
rispondendo annulla il programma non prosegue con la chiusura di fine anno e ritorna alla maschera delle scelte.
Rispondendo ok si apre la seguente finestra
dove e' possibile inserire i prefissi mancanti e conconfermare i cambiamenti.
12.Dopo un certo periodo di tempo,
ATTENZIONE.
In particolari condizioni il programma avvisa l'operatore con i seguenti messaggi di errore:
Questi messaggi avvisano che le operazioni richieste in fase di avvio della chiusura di fine anno sono terminate con errori, questi errori sono legati a preventivi, ordini a cliente o fornitori non correttamente caricati nel database.
Questi errori NON influenzano la chiusura di fine anno perché sono solo messaggi informativi.
Queste informazioni posso essere utili per indagare sui preventivi, ordini a cliente o fornitore inseriti nel DB con lo scopo di verificare e sistemare le anomalie segnalate.
Ad operazione completata abbiamo gli archivi pronti per il nuovo anno.
Tutte le informazioni precedenti alla chiusura saranno presenti sul database di copia appena eseguito (per accedere temporaneamente al database salvato contattare l'assistenza).
Al termine dell'operazione è consigliato riavviare tutti i PC e verificare nei dati aziendali che l'anno di esercizio sia quello giusto e che tutti i contatori dei documenti siano azzerati.