Le operazioni di fine anno vanno eseguite solo DOPO aver concluso le operazioni relative all'anno corrente.

Attenzione non iniziare ad emettere documenti nell'anno nuovo se non e’ stata effettuata la chiusura di fine anno, perché la numerazione di tali documenti potrebbe essere sbagliata.

Prima di procedere con le operazioni di chiusura di fine anno è sempre consigliabile effettuare un backup del database del programma. 

Di seguito si elencano le operazioni da eseguire:

1.Spegnere tutti i PC, tranne il PC server.
Attenzione, se non vengono chiusi tutti i terminali, durante l'esecuzione della procedura di chiusura di fine anno, potrebbero comparire dei messaggi di errore relativi alla connessione al DB, questi errori non sono bloccanti e non hanno effetto negativo sulla procedura.

2.Accedere come utente ADMIN dopo aver avviato il programma sul server.

3.Aprire il menùe selezionare la voce

4.Attivare la voce Chiusura di fine anno;

5.selezionare la vocese si vuole azzerare la numerazione dei documenti per poter ripartire da zero con l'inizio dell'anno. Chiarire con il proprio commercialista l'azione da effettuare. Questa voce risulta selezionata come valore predefinito.

Ricordiamo che la selezione azzera i contatori di tutti i documenti e non solo quelli delle fatture, attenzione perché se si pensa di togliere la spunta per ottenere una progressione numerica della sola fatturazione a cavallo del cambio anno questo provoca anche lo stesso comportamento per le bolle di accompagnamento, per gli ordini ecc.

Quindi per evitare di avere numerazioni non desiderate lasciate la spunta sulla condizione, sempre che non vogliate che effettivamente NON vengano azzerati TUTTI i contatori dei vostri documenti.

Ricordiamo che la numerazione progressiva fra gli anni non e' obbligatoria come chiarito dalla risoluzione ministeriale n1/E del 10 gennaio 2013.

6.selezionare la voceper effettuare la chiusura all'anno in corso e aggiornare l'anno contabile a quello nuovo.

Questa voce risulta selezionata come valore predefinito.

Rimuovere questa spunta solo se si e' certi di NON voler chiudere l'anno di esercizio in corrispondenza della fine dell'anno.

ATTENZIONE questa condizione serve a quelle attività commerciali che NON chiudono l'anno di gestione / esercizio in coincidenza dell'anno solare, pertanto se non si e' certi di essere tra queste attività consigliamo di lasciare spuntate i suddetti controlli e comunque sempre meglio confrontarsi con il proprio commercialista sul da farsi.

ATTENZIONE

controllare sempre che l'anno visualizzato sia sempre superiore all'anno corrente se e' inferiore all'anno corrente impostare in Azienda l'anno di esercizio corretto e riprovare.

Inoltre se appare un anno superiore, ma non successivo all'anno corrente , vuol dire che la chiusura è già stata eseguita e NON bisogna ripeterla. !!

7.Se si intendono azzerare codice di esenzione ed estremi della lettera d'intenti dei clienti esenti dall’IVA, attivare il relativo controllo

come valore predefinito questa voce NON viene selezionata.

8.La sezione ELEMENTI DA CANCELLARE permette di selezionare alcuni dati che si possono cancellare.
Spuntare queste scelte equivale ad effettuare la loro cancellazione al momento dell'attivazione della funzione di chiusura di fine anno.

ocon la spunta su 'Ordini a fornitore (chiusi)' verranno eliminati tutti gli ordini a fornitore che sono stati chiusi.

ocon la spunta su 'Ordini a cliente e i preventivi (chiusi)' verranno eliminati tutti gli ordini a cliente e i preventivi già fatturati.

ocon la spunta su 'Scadenzario' Verranno eliminate tutte le registrazioni di scadenzario che risultano pagate.

di base questi controlli NON sono spuntati se si desidera eliminarli occorre impostare le spunte relative.

ATTENZIONE, l'operazione di cancellazione e irreversibile, quindi valutate bene prima di confermare.

9.selezionareper avviare la procedura di chiusura di fine anno.

La chiusura di fine anno prevede il congelamento di tutte le attività dell'anno che si sta chiudendo in un database diverso da quello in esercizio, questo database e' consultabile solo in lettura e non permette modifiche di nessun genere.

Nel caso si voglia avere un copia del data base da poter ripristinare in caso di necessità si consiglia di fare un backup attraverso l'apposita funzione presente in ADMIN.

10.A partire dal 2018, WinCody richiede obbligatoriamente la presenza del prefisso nei contatori, questo e' dovuto ala necessità di alcuni servizi di conservazione a norma che richiedono la presenza del prefisso.

A tale scopo nella chiusura di fine hanno e' stato inserito un controllo che verifica la presenza del prefisso nei contatori e nel caso mancasse apre direttamente la maschera dei contatori al fine di permettere l'inserimento del prefisso mancante. si seguito le videate operative.

quando il programma si accorge della presenza di un contatore senza prefisso visualizza il seguente messaggio

rispondendo annulla il programma non prosegue con la chiusura di fine anno e ritorna alla maschera delle scelte.

Rispondendo ok si apre la seguente finestra

dove e' possibile inserire i prefissi mancanti e conconfermare i cambiamenti.

sistemati i contatori la procedura prosegue.

11.Alla domanda

rispondere:

oSI se si vuole proseguire con l'elaborazione di fine anno.

oNO per annullare l'operazione.

ATTENZIONE!! assicurarsi che il programma sia chiuso su tutti i terminali.

alla domanda

rispondere:

oSI per avviare la copia del Database e proseguire con la chiusura di fine anno.

oNO nel caso in cui non si e' sicuri di aver fatto quanto richiesto.

12.Dopo un certo periodo di tempo,

che può variare secondo le dimensioni del database, del sistema operativo installato e dalla velocità dell'hardware, apparirà il messaggio di conferma dell'avvenuto consolidamento

ATTENZIONE.

In particolari condizioni il programma avvisa l'operatore con i seguenti messaggi di errore:

Questi messaggi avvisano che le operazioni richieste in fase di avvio della chiusura di fine anno sono terminate con errori, questi errori sono legati a preventivi, ordini a cliente o fornitori non correttamente caricati nel database.

Questi errori NON influenzano la chiusura di fine anno perché sono solo messaggi informativi.

Queste informazioni posso essere utili per indagare sui preventivi, ordini a cliente o fornitore inseriti nel DB con lo scopo di verificare e sistemare le anomalie segnalate.

Ad operazione completata abbiamo gli archivi pronti per il nuovo anno.

Tutte le informazioni precedenti alla chiusura saranno presenti sul database di copia appena eseguito (per accedere temporaneamente al database salvato contattare l'assistenza).

Al termine dell'operazione è consigliato riavviare tutti i PC e verificare nei dati aziendali che l'anno di esercizio sia quello giusto e che tutti i contatori dei documenti siano azzerati.