Cosa e' la conservazione sostitutiva a norma.

L'obbligo della fatturazione elettronica verso la PA ha comportato anche l'avvio dell'obbligo della conservazione sostitutiva a norma delle fatture elettroniche entro l'anno successivo alla data di emissione (es. conservare entro il 2015 quelle emesse e trasmesse nel 2014).

La conservazione sostitutiva è un procedimento previsto dalla normativa che permette di archiviare digitalmente dei documenti in formato elettronico (nel caso di Fatture PA il formato XML) in grado di garantirne la loro validità legale nel tempo (delibera CNIPA 11/2004).

La conservazione elettronica a norma è l'insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei.

Le regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, dettate dalle norme che ne disciplinano l'iter ed i formati, considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc).

I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione che assicuri la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i meta-dati a essi associati, tramite l'adozione appunto di regole, procedure e tecnologie atte a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici permettendo  quindi di  risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.

Il documento informatico per essere conservato digitalmente e deve essere firmato con la firma digitale (in questo modo il contenuto viene reso immodificabile) ed attraverso la marca temporale datato in modo “certo”.

Il DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI del 3 dicembre 2013 pubblicato in GU il 12/3/2014, dispone che gli oggetti della conservazione devono essere trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:

•pacchetti di versamento (PDV)
per presentare i documenti che si intendono conservare;

•pacchetti di archiviazione (PDA)
per processare nello stato di conservazione i documenti ricevuti attraverso il “versamento” dopo aver superato i controlli previsti;

•pacchetti di distribuzione (PDD)
attraverso i quali si richiede l’”esibizione” di documenti conservati anche da presentare a terzi;

Lo stesso decreto definisce i soggetti ed i ruoli coinvolti dal processo di conservazione:

•produttore
si intende il soggetto che produce i documenti informatici da conservare (o meglio colui che è autorizzato a “versare” i documenti)

•utente
è il soggetto che può coincidere con il produttore, e che in pratica svolge il ruolo di colui che può accedere al sistema di conservazione per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge.
Per determinate esigenze, correlate ad esempio a casi di verifiche ispettive da parte delle autorità, l'accesso è previsto anche da remoto attraverso la produzione di un “pacchetto di distribuzione” selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

•responsabile della conservazione.
e' definito come il soggetto che stabilisce ed attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. In sintesi le principali attività a carico di questa figura sono:

oDefinisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare.

oGestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente.

oGenera il rapporto di versamento secondo quanto previsto dal “manuale di conservazione”.

oGenera e sottoscrive digitalmente il “pacchetto di distribuzione”.

oEffettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione ed assicura l’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi, adottando misure per rilevare e prevenire l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione.

oAssicura la duplicazione dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico.

oPredispone il “manuale di conservazione” e ne cura l'aggiornamento periodico.

Il ruolo di “responsabile della conservazione” può essere delegato a terzi.

Questo incarico/delega trova la sua motivazione attraverso alcuni passi presenti nel sopracitato DPCM, dove viene precisato che ai sensi dell'art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta:

•all'interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare (ossia in piena autonomia “a casa propria”);

•affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

Quindi, di fatto, viene prevista la possibilità che la conservazione possa essere affidata ad un soggetto esterno, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile stesso.

Il termine dei 10 anni in cui permane l'obbligo della conservazione dei documenti decorre dalla data della marcatura temporale degli stessi.

Come effettuare la conservazione sostitutiva a norma.

A questo punto, dopo una doverosa premessa per conoscere meglio la problematica, vediamo cosa dobbiamo fare per effettuare la conservazione sostitutiva a norma dei documenti in formato elettronico (detta fattura elettronica o FEPA) inviati alla Pubblica Amministrazione (PA).

Innanzi tutto e' importante chiedersi:

E' necessario fare conservazione a norma di tutte le fatture emesse nel negozio, quindi anche quelle non indirizzate alla Pubblica Amministrazione?

la risposta e':

No, si può decidere di limitare l'obbligo della conservazione sostitutiva ai soli documenti elettronici (fatture e note di variazione) indirizzate alla PA, mantenendo la conservazione cartacea (o analogica) per tutte le altre.  

In questo caso è bene fare attenzione a:

oAnnotare i documenti elettronici (le Fatture e note di variazione) indirizzate alla PA in un apposito registro sezionale (con riferimento al contatore dei documenti)  ovvero con una numerazione separata, quindi diversa dagli altri documenti.

oNumerare progressivamente con una distinta serie numerica, in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta, ovvero i documenti elettronici (le fatture e note di variazione) indirizzate alla PA devono avere una numerazione progressiva univoca e differente dalle altre (contatore dei documenti specifico per questi documenti).

SI, quando la numerazione dei documenti e' univoca per tutte le tipologie di documenti sia elettronici che cartacei, per intenderci quando viene usato un solo contatore che numera indistintamente sia le fatture elettroniche e quelle cartacee (in formato PDF o TXT) in una unica sequenza progressiva.

per impostare o verificare la numerazione corretta accedere come ADMIN al programma di gestione del punto vendita e seguire quanto descritto alla voce di menù della cartelladadel menù principale

vediamo come applicare la conservazione sostitutiva a norma nei casi precedentemente descritti:

•Con il servizio IXCE

•Con un altro servizio o programma

!!!! Attenzione !!!!!

l'uso della conservazione sostitutiva evidenzia la necessità di avere un database sempre efficiente oltre alla necessità di dover effettuare backup giornalieri. Questo consente, in caso di ripristino, di avere la certezza che tutte le fatture sono state correttamente registrate fino al momento del backup e di dover aggiungere solo quelle fatte da questo backup ad ora. Le fatture devono essere aggiunte secondo l'ordine in cui sono state fatte la prima volta. Anche se sembra banale, in realtà non lo e' perché le fatture elettroniche alla PA includono, nel file spedito, una numerazione di spedizione, non visibile, che deve essere uguale a quello generato nella prima emissione.