Conservazione sostitutiva a norma per tutti i documenti emessi nel punto vendita.
Quando si usa un unico contatore per la numerazione dei documenti emessi nel punto vendita, sia che si tratti di documenti diretti alla Pubblica Amministrazione, quindi in formato elettronico e non elettronico, che documenti diretti a pubblico diverso dalla Pubblica Amministrazione, si ha l'obbligo dell'uso della conservazione sostitutiva a norma.
Quali documenti non elettronici sono idonei alla conservazione?
Solo i documenti non elettronici emessi utilizzando il formato PDF e stampati su fogli completamente bianchi, cioè senza nessuna prestampa o intestazione.
In tutti gli altri casi è necessario eseguire un lavoro manuale di scannerizzazione e trasformazione in file PDF dei documenti emessi, attività completamente a Vs. carico.
Quindi nel caso in cui il documento non elettronico sia:
•in formato PDF, ma non sia stato stampato su fogli bianchi ovvero mancante di intestazione o impaginazioni particolari.
•stato emesso utilizzando il prefincato, per cui viene stampato su carta già prestampata, da cui il documento originale risulta essere solo in forma cartacea.
non è utilizzabile ai fini dell'archiviazione e conservazione a norma, quindi dovranno essere prima trasformati.
Una volta effettuata la trasformazione in formato elettronico devono essere firmati elettronicamente, per poi essere sottoposti alla conservazione sostitutiva a norma.
Questa condizione penalizza l'attività di conservazione sostitutiva a norma in quanto e' richiesto che il documento sia prima trasformato in forma elettronica, tramite un'attività di scansione con opportune macchine, firmato e poi archiviato.
Ovviamente quest'attività richiede molto tempo e quindi occorre programmare in anticipo il lavoro.
Onde evitare inutili perdite di tempo consigliamo di usare la stampa dei documenti in formato PDF, su foglio completamente bianco, lasciando perdere il prefincato.
per procedere con la conservazione sostitutiva a norma, di tutti i documenti emessi nel punto vendita, indirizzati sia alla Pubblica Amministrazione (in formato elettronico o PDF) e sia al cliente tradizionale e' necessario effettuare le seguenti attività:
•Conservazione sostitutiva a norma di tutti gli altri documenti emessi in formato PDF.
Per conservare i documenti non elettronici:
•impostare le selezioni necessarie nella cartellaper individuare i documenti che si desiderano visualizzare nella cartella
•in questa cartella, selezionando i documenti che si vogliono conservare a norma, mettendo una spunta sulla prima colonna, e poi selezionando il pulsantee' possibile trasferire i documenti selezionati nella piattaforma di archiviazione indicata nella cartella Cloud per la conservazione sostitutiva a norma.