... fare archiviazione e conservazione ottica sostitutiva dei documenti di vendita con ACO

Nella procedura e' prevista la possibilità di esportare i documenti, nel formato PDF idoneo da poter essere acquisito dal programma eBridge ACO (Archiviazione e conservazione ottica sostitutiva) o MyDocs (Dylog), per l'archiviazione e conservazione sostitutiva anorma.

Il programma eBridge ACO (Archiviazione e Conservazione Ottica sostitutiva) permette di ottimizzare tempi e costi della gestione documentale. Consente di sostituire l'archivio cartaceo e velocizzare la ricerca e la riproduzione dei documenti archiviati, nel pieno rispetto delle più recenti normative vigenti.

Per effettuare questa esportazione occorre che i documenti siano già stati emessi in formato PDF.

Per emettere un documento in formato PDF accedere al programma con ADMIN e verificare, nella cartelladal menù, che il file utilizzato per la stampa del documento sia Documento.rpt o uno personalizzato, vedi maschera successiva:

Per esportare i dati destinati all'archiviazione accedere con un utente normale alla procedura e, dal menùselezionare.

Nella scheda, della maschera appena aperta, impostare le selezioni necessarie alla scelta dei documenti interessati e poi selezionare la schedaper visualizzare i documenti che interessano.

In questa pagina dopo aver effettuato la spunta su tutti i documenti o una parte di essi e' possibile attivare la funzione di esportazione dei dati utilizzando il pulsante

a cui fa seguito il seguente messaggio

rispondendo

•SI - la procedura prosegue con la creazione in PDF/A dei documenti selezionati salvandoli nella cartella

•NO - la procedura annulla l'attività della funzione e non genera nessun files.

I files che vengono generati dal programma sono due:

•Uno con estensione .FPA che contiene:

oper le fatture non elettroniche, il documento da conservare nel formato PDF/A .

oper le fatture elettroniche o destinate alla PA, il documento da conservare nel formato XML .

•Uno con estensione .IND, che contiene i dati di indicizzazione usati dal programma di archiviazione ACO o MyDocs.

Spostare sempre i files in coppia nella cartella di acquisizione del programma ACO o MyDocs.

Procedere poi con l'acquisizione usando l'operatività richiesta dal programma ACO o MyDocs.

Attenzione !

nel caso si voglia usare altri programmi o servizi per la conservazione occorre rinominare i files *.FPA:

•in PDF per fatture NON elettroniche.

•in XML per fatture elettroniche.