... gestire i contratti
Cosa si intende per contratti ?
Nel caso di vendita di servizi, esempio tipico si ha nella vendita del software gestionale, si tende in generale a stabilire un rapporto contrattuale con il Cliente di tipo pluriennale.
A fronte della sottoscrizione di un contratto il Cliente fruisce dei servizi pagando un canone generalmente in modo anticipato.
Ogni contratto ha quindi una data di stipula, una durata temporale (es. 1 anno), e nel caso non venga richiesta disdetta da una delle parti (da fornire nei termini previsti dal contratto), un rinnovo ossia l'addebito al Cliente del canone per il nuovo periodo temporale.
Si tratta in questi casi di gestire delle fatturazioni cicliche (es una volta l'anno) correlate al processo dei rinnovi.
I contratti possono avere caratteristiche diverse:
•Solari: nel senso che scadono ogni 31/12 dell'anno corrente ed il rinnovo parte quindi dal 1/1 di ogni nuovo anno. In questo caso il periodo contrattuale decorre dalla data di stipula (in generale si assume il primo giorno del mese successivo alla data di stipula) fino al 31/12 dello stesso anno. L'addebito in questo caso viene effettuato per dodicesimi di competenza del canone.
•Annuali: non seguono il calendario solare, ma hanno una durata di 12 mesi (es. contratto stipulato il 1/2/2012 ha durata fino al 31/1/2013). In questo caso i rinnovi seguono la stessa cadenza.
•Pluriennali: sono contratti in cui il cliente si impegna per un periodo più lungo dei 12 mesi come accade ad esempio nel caso dei contratti cosiddetti triennali. In generale in questi casi l'addebito del canone rimane annuale, anche se i termini di vigenza e di disdetta sono comunque relativi alla durata del contratto (es. contratto triennale di tipo solare, stipulato in data 1/2/2012 per un canone annuale di 100€. Il contratto ha una durata fino al 31/12/2014; se non disdetto nei termini verrà quindi rinnovato per altri 3 anni (prossima scadenza 31/12/2017), l'addebito del canone verrà effettuato in modo anticipato ogni anno per dilazionare l'impegno finanziario del Cliente).
•Rinnovabili tacitamente
Sono contratti che, in assenza di disdetta da una delle parti (fornita secondo i termini previsti) si rinnovano per un tempo indefinito.
Nella situazione che caratterizza l'economia del momento, accade spesso che la fatturazione del canone, relativa alla singola annualità, venga anche ulteriormente rateizzata per andare incontro alle esigenze finanziarie dei clienti.
Questo aspetto di rateizzazione potrebbe da una parte essere gestita riconoscendo al cliente una forma di pagamento dilazionata (es. RI.BA 30/60/90 ggFM), dall'altra automatizzando l'emissione di più fatture.
•Come specificare un contratto nell'anagrafica Cliente
•Quali controlli poter effettuare
•Come aggiornare i valori dei canoni