Dal menù selezionare la voceper avviare la maschera che permette di:
•avere un elenco di documenti in base ad una serie di selezioni
•cancellare uno o più documenti emessi eliminandoli completamente
•ristampare uno o più documenti già emessi oppure averne degli elenchi
•annullare uno o più documenti portando il loro stato ad annullato
•archiviare il file in formato PDF di uno o più documenti
•inviare all'anagrafica per email uno o più documenti allegando i file in formato PDF
Nella cartella Criteri di ricerca si permette di specificare vari filtri che servono a visualizzare i documenti emessi indicando alcuni valori a scelta nei campi:
•Prefisso cioè la parte fissa alfanumerica della numerazione dei documenti
•Numero cioè il numero progressivo del documento
•Pattern è un controllo che si aggiorna automaticamente e fa vedere quali filtri verranno inseriti nella numerazione del documento prendendo come impostazioni i valori indicati nel Prefisso e nel Numero
•Emesso dal e al permettono di specificare un range di date di emissione dei documenti da selezionare
•Importo da e a permettono di filtrare i documenti per importo del loro totale
•Anagrafica permette di indicare per codice oppure per descrizione una specifica anagrafica cliente o fornitore verso cui i documenti sono stati emessi
•Contenente il prodotto permette di specificare un preciso prodotto indicandolo per codice o per descrizione e di filtrare documenti che lo contengono
•Tipo documento permette di selezionare una specifica tipologia di documento tra tutte le tipologie gestibili dal programma scegliendo tra
oBolla di reso, emessa per rendere il materiale al fornitore;
oBuono di acquisto, emesso verso il cliente per acquisti successivi;
oBuono di consegna, per la consegna del materiale;
oDocumento di trasporto, per la consegna del materiale;
oDocumento esterno, registrato nella fase di carico di magazzino manuale o automatico;
oFattura accompagnatoria, fattura con specifiche di accompagnamento della merce;
oFattura differita, documento di fatturazione mensile dei Buoni di consegna e dei Documenti di trasporto;
oFattura immediata, per vendita immediata tramite fattura;
oNota di variazione, cioè documento di correzione delle fatture;
oOrdine da cliente, documento relativo a ordinazioni di merce da parte dei clienti;
oOrdine Shop Buffetti, ordine di clienti tramite il sito Shop Buffetti;
oPreventivo, documento che preventiva l'acquisto di materiale da parte dei clienti;
oScontrino non fiscale, per vendita immediata tramite modulo non fiscale da presentare poi alla cassa;
oScontrino fiscale, per vendita immediata tramite semplice scontrino fiscale verso registratore di cassa direttamente collegato al PC.
•B2B va attivato per filtrare i documenti relativi alla Gestione del B2B
•Stato permette di filtrare i documenti in base a un loro stato:
oNormale/Aperto cioè il normale stato di ogni documento di fatturazione
oFatturato/Chiuso per indicare che il documento è stato fatturato
oDa fatturare per specificare che deve essere ancora fatturato
oDa non fatturare per indicare che non dovrà essere fatturato
oSospeso per specificare che la fatturazione è momentaneamente sospesa
oAnnullato per specificare che il documento è stato annullato
•Max. record è il numero massimo di documenti che verranno visualizzati
•Note dove si può specificare il testo da filtrare all'interno delle note di ogni documento.
Dopo aver specificato uno o più valori nei criteri di ricerca, scegliere la cartella Elenco documenti per avere la lista di documenti specifica
Utilizzando il click del tasto destro del mouse su un documento dell'elenco è possibile accedere ad un menù secondario su cui e' possibile eseguire attività riguardanti il singolo documento selezionato e in particolari sono disponibili 3 funzioni:
•Altri dati permette di cambiare informazioni del documento nella finestra Altri dati del doc... dove è possibile cambiare i controlli specifici di Passata in contabilità, cioè dell'indicazione di documento trasferito al programma di contabilità, e di Effetti stampati, cioè dell'indicazione che gli effetti di incasso relativi al documento sono già stati emessi
•Modifica o Visualizza (o doppio-click sul documento) sono funzioni che permettono di avere tutti i dati completi del documento gestendoli con la stessa finestra di Emissione documento e consentendo le stesse funzioni e anche la possibilità di registrare il documento, a meno che non sia soltanto in visualizzazione.
Sono in sola visualizzazione i Documenti Di Trasporto e Buoni di consegna già fatturati e anche i documenti le cui fatture elettroniche sono già state inviate all'Agenzia delle Entrate.
•Ottieni indicazioni stradali apre nel programma di navigazione web del PC una mappa dell'indirizzo di destinazione del documento.
Nella cartella Elenco documenti ci sono poi una serie di controlli che permetto di fare operazioni specifiche
L'uso del checkboxper la selezione di uno o più documenti, rende visibili e utilizzabili altri pulsanti relativi ad alcune specifiche operazioni che si possono eseguire sui documenti selezionati:
•consente di invertire la selezione dei documenti indicati nell'Elenco documenti
•permette la cancellazione dei documenti selezionati, ne dà avviso e ne chiede relativa conferma all'utente tramite questo messaggio
•è un pulsante che permette di fare scelte tra vari tipi di stampa come
oElenco documenti che emette un tabulato dei dati relativi ai documenti
oProdotti nei documenti selezionati che stampa una lista dei prodotti che sono utilizzati nei documenti selezionati
oDocumenti selezionati effettua la stampa dei documenti scelti secondo il modulo specificato per i documenti
•permette l'annullamento senza cancellazione dei documenti selezionati, ne dà avviso e ne chiede conferma tramite questo messaggio
•esegue l'archiviazione informatica dei file di fatture archiviabili in formato PDF, ne dà avviso e ne chiede conferma tramite questo messaggio
•provvede ad inviare per email i documenti in formato PDF selezionati, ne dà avviso e ne chiede conferma tramite questo messaggio