I soggetti autorizzati alla rivendita di documenti fiscali, prima della consegna degli stampati agli acquirenti, devono annotare, sino al momento della trasmissione, i dati relativi a ciascuna consegna in un apposito registro delle forniture tenuto anche con sistemi informatici (articolo 3, comma 2, del D.P.R. n. 404/01).

Tali dati devono essere resi disponibili ed eventualmente stampati ad ogni richiesta avanzata dagli organi di controllo dell'Amministrazione finanziaria, inoltre, i medesimi, devono, essere trasmessi telematicamente all'Agenzia delle entrate. I dati relativi alle forniture effettuate nell'anno precedente devono essere trasmessi entro la fine del mese di febbraio.  Pertanto e' da diversi anni che è divenuto obbligatorio l’invio telematico del file contenente tutte le informazioni relative alle vendite e forniture di documenti fiscali effettuate durante l’anno precedente.

Il termine ultimo per l’invio è stabilito per il 28 febbraio.

ricordiamo che ......

L’articolo 6, comma 2, D.P.R. n. 404/01 ha soppresso, con decorrenza 30 maggio 2002, l’obbligo a carico dell’acquirente utilizzatore o del soggetto autorizzato alla rivendita di assumere in carico gli stampati fiscali acquistati, cioè di annotarli in un apposito registro o in una distinta sezione dei registri IVA. Tale annotazione doveva essere effettuata entro il giorno successivo non festivo a quello di ricezione degli stampati e, in ogni caso, prima della loro utilizzazione o rivendita.

Dal 30 maggio 2002, quindi, nessun adempimento deve essere effettuato relativamente agli acquisti di stampati, sia da parte degli acquirenti utilizzatori, sia da parte dei rivenditori che acquistano dalle tipografie.

Verificare la presenza di tutte le informazioni necessarie ed obbligatorie utilizzando l’apposita funzione presente nel menù Tabulati – Allegato bolle ricevute, del programma di gestione del punto vendita.

Programmi di controllo Stampati Fiscali e Entratel

Il Ministero delle Finanze, tramite il sito dell'Agenzia delle Entrate, mette a disposizione dei programmi di Controllo Stampati Fiscali e di Entratel.

il programma di gestione del punto vendita, in tutte le sue versioni, è già adeguato alle nuove funzioni di controllo del file, se non segnala errori il file generato può essere spedito regolarmente.

Si ricorda che per problematiche connesse con il prelievo, l’installazione o l’uso dei programmi del Ministero, occorre contattare il servizio assistenza dell'Agenzia delle Entrate.

Dati obbligatori per l’invio telematico delle forniture di prodotti fiscali.

Per memoria si riporta l’elenco delle informazioni che devono obbligatoriamente essere presenti per la generazione di un file valido ai fini del controllo ministeriale.

Dati obbligatori dell'Azienda

Accedere al programma come utente ADMIN e selezionare nel menù Applicazione la voce Aziende.

Verificare i dati obbligatori nella cartella Anagrafica.

•ragione sociale.

•codice fiscale.

•partita IVA.

•domicilio sociale completo.

•domicilio fiscale completo.

•dati costitutivi completi.

•tipo di persona fisica o giuridica.

verificare i dati obbligatori nella cartella Dati Fiscali.

•tipo soggetto che effettua l’invio del file.

•specificare l’anagrafica del soggetto che effettua l'invio se diverso dal titolare del punto vendita.

•anagrafica del titolare o rappresentante legale del punto vendita

•numero e data di rilascio dell'autorizzazione alla vendita di prodotti fiscali.

Dati obbligatori del soggetto che esegue l’invio del file

Accedere al programma come utente normale (es. “Direttore”), selezionare dal menù Archivi la voce Anagrafica e selezionare o creare l’anagrafica del soggetto che si occuperà dell'invio del file.

Se è una persona fisica

Nella cartella Generale sono obbligatori:

•Cognome e nome.

•codice fiscale.

•sesso.

•data di nascita.

•comune o stato straniero di nascita.

•provincia del comune di nascita (EE se stato straniero)

•tipo persona fisica.

Nella cartella Indirizzi e recapiti solo uno degli indirizzi deve avere come tipo indirizzo “Principale”; inoltre sono obbligatori:

•Comune o Stato straniero di residenza.

•provincia di residenza (EE se stato straniero)

•indirizzo di residenza

•CAP di residenza.

Se è una persona giuridica

Nella cartella Generale sono obbligatori:

•Ragione sociale.

•codice fiscale.

•partita IVA.

•data di costituzione.

•comune o stato straniero di costituzione.

•provincia del comune di costituzione (EE se stato straniero).

•tipo persona giuridica.

Nella cartella Indirizzi e recapiti

•solo uno degli indirizzi deve avere tipo indirizzo “Principale” e i seguenti dati sono obbligatori:

oComune o stato straniero del domicilio fiscale.

oprovincia del domicilio fiscale (EE se stato straniero).

oindirizzo del domicilio fiscale.

oCAP del domicilio fiscale.

•solo uno degli indirizzi deve avere tipo indirizzo “Documenti” e i seguenti dati sono obbligatori:

oComune o stato straniero della sede legale.

oprovincia della sede legale (EE se stato straniero).

oindirizzo della sede legale.

oCAP della sede legale.

Dati obbligatori del titolare o rappresentante legale dell'Azienda

Selezionare nel menù Archivi la voce Anagrafica e selezionare o creare l’anagrafica del titolare o rappresentante legale della vostra Azienda.

Nella cartella Generale sono obbligatori:

•Tipo persona fisica

•cognome

•nome

•codice fiscale.

Non inserire partita IVA.

Dati obbligatori del cliente che acquista documenti fiscali

Accedere al programma come normale utente, selezionare nel menù Archivi la voce Anagrafica e indicare il cliente che acquista articoli di tipo fiscale.

Nella cartella Generale sono obbligatori:

•Ragione sociale oppure cognome e nome

•partita IVA

•codice fiscale

•tipo persona fisica o giuridica.

Nella cartella Cliente, selezionare la cartella Dati Fiscali dove sono obbligatori:

•Tipo di soggetto ovvero l’uso che il cliente farà dei prodotti fiscali che acquista;

•l’anagrafica del/dei titolare/i o rappresentante/i legale/i del cliente;

•l’anagrafica del/dei delegato/i all’acquisto di prodotti fiscali.

Dati obbligatori del titolare o rappresentante legale e del delegato all'acquisto

Accedere al programma come normale utente, selezionare nel menù Archivi la voce Anagrafica e indicare il rappresentante legale o il delegato all’acquisto di articoli di tipo fiscale.

Nella cartella Generale sono obbligatori:

•Tipo persona fisica

•cognome

•nome

•codice fiscale personale

Non deve essere inserita nessuna partita IVA.

Nella cartella Delegato/Titolare sono obbligatori:

se e' titolare

•l'anagrafica dell'azienda di cui e' titolare.

se e' delegato

•l'anagrafica dell'azienda di cui e' delegato.

la stessa persona può essere Titolare e/o delegato di aziende diverse.

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Casi particolari

Trattamento dei Formulari dei Rifiuti

I formulari dei rifiuti non devono apparire nel file perché non sono prodotti fiscali anche se la loro numerazione va comunque registrata sui documenti di vendita.

Per evitare l’inserimento è necessario entrare nella scheda del prodotto da Archivi – Prodotti e Servizi e nella cartella Fiscale togliere il visto nella casella Allegato fiscale.

Inoltre se si vuole smettere di gestire le numerazioni è sufficiente togliere il visto sulla casella “Fiscale” della cartella “Generale” della scheda del prodotto che appare nel menù “Archivi – Prodotti e servizi”.

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Codice fiscale di persone straniere e casi di omocodia

Il codice fiscale assegnato dal Ministero delle Finanze a soggetti nati in stati stranieri potrebbe essere segnalato dal programma di gestione del punto vendita come codice errato.

Questo è dovuto al fatto che il programma effettua un controllo di tipo esclusivamente formale del codice fiscale e non è assolutamente in grado di verificare l’effettivo rilascio da parte del Ministero delle Finanze.

Lo stesso discorso è applicabile a tutti quei codici fiscali particolari rilasciati dal Ministero delle Finanze nei casi di doppioni di codice, definiti come omocodia.

Poiché il codice fiscale è il riassunto di una parte dei dati anagrafici di una persona, possono verificarsi facilmente dei casi di omocodia (es. 2 persone dello stesso sesso, nate lo stesso giorno, nella stessa città con lo stesso nome ed un cognome molto simile, come Rossi e Rossini).

In questi 2 casi i codici fiscali violano le regole formali di calcolo del codice e quindi vengono segnalati dal programma di gestione del punto vendita come possibili codici errati anche se in realtà sono stati rilasciati dagli Enti preposti. In questi casi la segnalazione deve essere considerata come semplice avviso non bloccante.

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Enti e società senza fini di lucro

Molta confusione è stata fatta in passato su questo tipo di soggetti e soprattutto sul codice fiscale particolare che gli viene rilasciato, ma finalmente l’Agenzia delle Entrate ha preso una decisione definitiva.

Il codice fiscale assegnato dal Ministero delle Finanze a questi soggetti è molto simile ad una partita IVA perché composto da 11 numeri, ma a differenza delle partite IVA inizia per 8 oppure per 9.

Pur non essendo partite IVA, ma semplici codici fiscali di società senza fine di lucro, possono essere utilizzate per la vendita di prodotti di tipo fiscale.

Le registrazioni di vendite effettuate a questi soggetti debbono essere inserite nel file da inviare esattamente come le altre.

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Creazione del File Telematico

La funzione per la creazione del file telematico si trova nel menù Tabulati alla voce Allegato bolle ricevute.

dalla stessa funzione e' possibile ottenere delle stampe di verifica delle informazioni presenti nel database.

Nella finestra bisogna:

•selezionare l’anno di riferimento corretto, generalmente va' bene quello proposto dal programma;

•specificare il tipo di invio, ossia chi si occuperà di spedire il file generato;

•selezionare l’anagrafica della persona che si occupa dell'invio per conto del punto vendita se non viene effettuato dallo stesso.

Programmi di controllo del File Telematico

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei programmi che verificano il contenuto del file che si intende spedire e ne segnala eventuali errori. Potete quindi verificare il file scaricando e installando i programmi di controllo nel sito dell'Agenzia delle Entrate www.agenziaentrate.gov.it .

I programmi vengono aggiornati periodicamente e spesso a ridosso del termine ultimo di consegna, quindi prima di procedere al controllo, verificate di aver installato l’ultima versione disponibile.

Spedizione del File Telematico

Il file generato dal programma di gestione del punto vendita deve essere inviato all'Agenzia delle Entrate:

•direttamente, tramite i canali Entratel e Internet a cui il punto vendita dovrà essere abilitato.

•indirettamente, tramite altri operatori come i C.A.F., il vostro commercialista di fiducia oppure altri intermediari autorizzati.

Se decidete di affidare il file ad un intermediario, e' importante fare attenzione al metodo con cui gli viene fatto recapitare, ovvero bisogna fare attenzione che il file per qualunque motivo non venga alterato; quindi fare attenzione a quando:

•viene inviato via email.

•viene compresso.

•viene aperto da programmi tipo notepad.

•viene letto o trattato da altri software.

•vi viene chiesto di salvare il file, in questo caso e' possibile alterarlo.

una volta alterato il file lo stesso non viene più riconosciuto dall'Agenzia delle entrate e quindi rifiutato.

Pertanto consigliamo di copiarlo su una chiavetta o memoria USB oppure di masterizzare in un CD e di consegnare o spedire il supporto alla persona incaricata all'invio.

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Decalogo per la creazione del file

•La data ultima per l’invio del file telematico è, salvo variazioni o deroghe, il 28 febbraio di ogni anno.

•La versione del programma consigliata per la creazione del file è la 2.2 o superiore.

•Alcuni codici fiscali possono essere segnalati come errati dal programma di gestione del pdv perché assegnati dal Ministero delle Finanze a persone straniere o in caso di omocodia, ma la segnalazione può essere ignorata.

•I codici fiscali di enti o associazioni senza scopo di lucro ora possono essere utilizzati come partite IVA degli stessi.

•I formulari dei rifiuti non devono apparire nel file.

•I dati obbligatori richiesti dal programma di generazione del file sono stati stabiliti dal Ministero delle Finanze, non da Buffetti e ogni mancanza provoca il rifiuto del file.

•Chi ha più punti vendita con lo stesso numero di autorizzazione alla vendita dei prodotti fiscali (la partita IVA non è rilevante) deve inviare soltanto un file riepilogativo.

•I programmi di controllo e invio forniti dall'Agenzia delle Entrate lo scorso anno debbono essere aggiornati con l’ultima versione disponibile.

•L’invio del file all'Agenzia delle Entrate va effettuato da persone o società autorizzate; non inviate il file dopo averlo compresso o via email.

•Provvedere per tempo alla creazione e all'invio del file telematico senza rimandare all'ultimo periodo, perché in caso di necessità di supporto da parte dell'assistenza si rischia di avere tempi di attesa molto lunghi.